Veröffentlichung der Veranstaltung

Die Veröffentlichung der Veranstaltung ist auf vielseitige Weise möglich. Neben einer traditionellen Ankündigung per Post (immer noch denkbar und stilvoll, besonders für eine Fantasyveranstaltung) empfehlen wir euch, speziell für Rollenspielveranstaltungen, folgende Portale zur Ankündigung eurer Veranstaltung:

http://conorganizer.ivannar.net/
http://www.larpkalender.de/

Mit dem Con-Organizer arbeitet die Gugelgilde schon seit langer Zeit eng zusammen. Er bietet neben einer Vielzahl von benutzerfreundlichen Funktionen zur Planung eurer Con auch die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen (Datenschutz, Bestätigung der AGBs) für den Verein. Außerdem steht euch der Betreiber des Portals immer für Fragen zur Verfügung.

Allgemeine Geschäftsbedingungen
Beachtet bitte bei der Veröffentlichung eurer Veranstaltung, dass ihr die von der Gugelgilde erarbeiteten AGBs verwendet und auch veröffentlicht. Darin sind alle wichtigen Paragraphen enthalten und so müsst ihr als Orga keine eigenen AGBs entwerfen. Solltet ihr als Orga dennoch gern einen Paragraphen hinzufügen oder Passagen an die individuellen Bedürfnisse euer Veranstaltung anpassen wollen, dann schickt eure Änderungen bitte an den Vorstand. Da die AGBs eine wichtige Rechtsgrundlage für den Verein als Veranstalter bilden, muss der Vorstand den Änderungen vorher zustimmen.

Derzeit werden je nach Veranstaltung häufig zwei Zusätze zu den AGBs genutzt. Der erste Zusatz wird genutzt, wenn auf der Veranstaltung die Verpflegung durch einen externen Dienstleister bereitgestellt wird. Durch diesen Absatz werden die Kosten für die Verpflegung, die im Teilnehmerbeitrag enthalten sind, als sogenannte “durchlaufende Posten” deklariert und somit nicht in das steuerpflichtige Entgelt des Gugelgilde e.V. gezählt. Außerdem wird durch diesen Absatz klar geregelt, dass der externe Dienstleister für die Verpflegung auf der Veranstaltung verantwortlich ist:

1. Diese AGBs werden durch folgenden Paragraphen ergänzt:
§6, Absatz 5: Der zu leistende Beitrag enthält <Preis des Verpflegungspaketes> Euro für eine separate Buchung des Verpflegungspaketes bei <Name des Dienstleisters>. Dieser ist für die komplette Verpflegung während der Veranstaltung zuständig. Hierdurch entsteht ein direkter Vertrag zwischen dem Teilnehmer und <Name des Dienstleisters>, der Gugelgilde e.V. tritt hier nur als Vermittler auf.

Der zweite Zusatz wird genutzt, um den Einbehalt bei Rücktritt eines Teilnehmers genauer zu regeln. Ziel des Absatzes ist es, den Orgas mehr finanzielle Planungssicherheit zu geben, falls Teilnehmer kurzfristig die Veranstaltung absagen:

2. Der Paragraph 5, Absatz 3 dieser AGBs wird durch folgenden Absatz ersetzt:
§5, Absatz 3: Bei Rücktritt eines verbindlich angemeldeten Teilnehmers bis zwei Monate vor Veranstaltungsbeginn werden 10 Prozent des zum Zeitpunkt des Zahlungseinganges gültigen Teilnahmebetrages einbehalten. Bei Rücktritt eines verbindlich angemeldeten Teilnehmers bis zwei Tage vor Veranstaltungsbeginn werden 50 Prozent des zum Zeitpunkt des Zahlungseinganges gültigen Teilnahmebetrages einbehalten. Bei Rücktritt eines verbindlich angemeldeten Teilnehmers innerhalb von zwei Tagen vor Veranstaltungsbeginn erfolgt keine Rückerstattung des Teilnahmebetrages. Der einbehaltene Teilnehmerbeitrag dient als Aufwandsentschädigung und zur Deckung der dadurch entstandenen Unkosten.

Werbung für die Veranstaltung
Es ist sinnvoll eure Veranstaltung zu bewerben, damit sich möglichst frühzeitig Teilnehmer verbindlich anmelden. Das gibt euch vor allem finanzielle Planungssicherheit und natürlich könnt ihr damit auch eher beginnen detailliert den Plot auszuarbeiten, da ihr bereits mit einer gewissen Anzahl an NSCs fest planen könnt.
Dazu bietet es sich an eure Veranstaltung in den hiesigen Foren anzukündigen:
http://forum.ludi-saxonici.de/
http://www.dresden-spielt.de
http://www.rollenspiel-leipzig.de/forum/forum.php
http://www.ostlande.de/forum/

Auf dem für LARPer ausgelegten sozialen Netzwerk http://larper.ning.com/ lohnt sich ebenfalls eine Ankündigung.

Die Veranstaltung wird zudem durch die Administration der Gugelgilde-Website in den  Veranstaltungskalender der Gugelgilde aufgenommen. Wenn es gewünscht ist, kann auch eine Veranstaltung auf der Facebook-Seite der Gugelgilde (https://www.facebook.com/Gugelgilde) erstellt werden oder auch eure Veranstaltung dort geteilt werden. Sprecht uns gern aktiv an, wenn ihr in den sozialen Medien Support wünscht. Wir können euch auch entsprechende Gruppen etc. empfehlen.

Wir bitten darum, dass jede Veranstaltung den Vereinsmitglieder auch über den Mitgliederverteiler des Gugelgilde e.V. angekündigt wird. Fragt hierzu auch gern euren Orgabetreuer, wann der nächste Newsletter verschickt wird, in dem das Thema sich unter Umständen passend unterbringen lässt.

Der Gugelgilde e.V. ist bei sämtlichen Ankündigungen aus versicherungstechnischen Gründen aber auch aus Gründen der Werbung neben der Orga als Veranstalter zu nennen. Zum Beispiel ist beim Con-Organizier der Veranstalter als Mandreanor-Orga (Gugelgilde e.V) auszuweisen oder in den o.g. Foren der Beitragstitel mit “Die Gugelgilde präsentiert …” oder “eine Veranstaltung des Gugelgilde e. V.” zu wählen. Über einen Link zur Website freuen wir uns natürlich auch!