Sinnvoll und für die weitere Planung eurer Veranstaltung sehr hilfreich ist es, wenn die Orga ihre Veranstaltung so zeitig wie möglich formlos per E-Mail beim Vorstand ankündigt. Ab diesem Zeitpunkt gilt die Veranstaltung, vorbehaltlich einer noch abzuschließenden offiziellen Veranstaltungsvereinbarung, als Gugelgilde-Veranstaltung und steht somit unter dem Versicherungsschutz des Vereins. Ihr dürft zu diesem Zeitpunkt zwar noch keine Verträge im Namen des Vereins schließen oder Finanzgeschäfte für die Veranstaltung tätigen, könnt die Con aber bereits als Gugelgilde-Veranstaltung ankündigen (ohne Teilnehmerpreise), seid bei etwaigen Geländebesichtigungen versichert und könnt euch des Vereins im Rücken sicher sein.
Sobald ihr eine Veranstaltung auf diese Art anmeldet, wird euch ein Vorstandsmitglied als Orgabetreuer zur Seite gestellt. Dieser ist für die gesamte Zeit der Planung und Durchführung der Veranstaltung euer Ansprechpartner in vereinsorganisatorischen und finanziellen Fragen. Bitte sprecht alle Probleme umfangreich mit eurem Betreuer ab. Eine enge Kommunikation ist uns wichtig, da wir hinter unseren Orgas stehen wollen und diese den Verein nach außen repräsentieren
Solltet ihr euch für eure Veranstaltung und auch künftige Projekte ein Unterkonto unter dem Hauptkonto des Vereins wünschen, ist dies der richtige Zeitpunkt, den Wunsch beim Vorstand vorzubringen. Bedenkt, dass bis zu einer Bereitstellung dieses Kontos durch die Bank ca. zwei Monate vergehen können. Vorteile eines solchen Unterkontos sind:
- übersichtliche Abwicklung der Orga-Finanzen
- Onlinezugang zum Konto (Online-Banking)
- EC-Karte für die Orga
Eventuelle finanzielle Überschüsse, die euch bei der Ausrichtung eurer Veranstaltungen entstehen, können von euch als Orga bei späteren Veranstaltungen im Sinne des Vereinszweckes weiterverwendet werden.
Beachtet bitte, dass es eine Voraussetzung für eine Gugelgilde-Veranstaltung ist, dass sämtliche Orga-Mitglieder auch Vereinsmitglieder sind, denn nur für diese tritt auch die abgeschlossene Vereinshaftpflichtversicherung in Kraft.
