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Orga und Verein

Hauptanliegen der Gugelgilde ist eine enge Kooperation mit vielen Orgas (Organisationsgruppen von Veranstaltungen), die mit der Ausrichtung von Tisch- und Liverollenspielveranstaltungen den Vereinszweck fördern.

Unter dem Dach der Gugelgilde können die Orgas ihre Veranstaltungen planen und durchführen, auf kompetente Hilfe innerhalb der Reihen der Vereinsmitglieder zurückgreifen und sich vielen Vorteilen des Vereins als Veranstalter bedienen.

Wie die Zusammenarbeit zwischen Orga und Verein genau funktioniert bzw. wie ihr eine Veranstaltung unter dem Dach der Gugelgilde organisiert, erfahrt ihr unter unserem Orgaleitfaden

Grundsätze der Zusammenarbeit:

Für die Veranstaltungen tritt der Verein mit der damit im Zusammenhang stehenden rechtlichen Verantwortung als offizieller Veranstalter auf. Die gesamte Organisation und Durchführung der Veranstaltung bleibt aber weiterhin vollständig in der Hand der Orga.

Welche Rechte und Pflichten aus der engen Zusammenarbeit hervorgehen, erfahrt ihr nachfolgend.

Rechte der Orgas:

Haftungsfragen

Der Verein tritt bei der Veranstaltung als offizieller Veranstalter auf und beauftragt die Orga mit der Ausrichtung der Veranstaltung. Sämtliche Orgamitglieder, die in der Veranstaltungsvereinbarung genannt sind, stehen während der Vor- und Nachbereitung der Veranstaltung unter dem Schutz der Vereinshaftplicht. Zudem wird durch die Gugelgilde für die Veranstaltung eine Veranstaltungsversicherung abgeschlossen, unter der alle Teilnehmer einen Versicherungsschutz genießen.

Finanzen

Sämtliche Finanzgeschäfte werden über das Vereinskonto abgewickelt. Jede Orga kann ein Unterkonto eröffnen und somit eigenständig Finanzgeschäfte für ihre Veranstaltungen tätigen (EC-Karte, Online-Banking). Überschüsse vergangener Veranstaltungen stehen der Orga für zukünftige Aktivitäten im Sinne des Vereinszweckes zur Verfügung.

Fundus

Den Organisatoren steht der Gugelgilde-Fundus, der durch sämtliche Gugelgildeveranstaltungen stetig wächst, zur Verfügung. Zudem können Organisatoren der Gugelgilde mit Wünschen zur Anschaffung von Großgegenständen an den Verein herantreten. Diese werden gegebenenfalls bei verfügbaren finanziellen Mitteln und vielseitigem Nutzen für den Verein durch die Gugelgilde erworben. Auf diese Weise wurde beispielsweise ein großes Tavernenzelt (72 m²) angeschafft.

Der Verein im Rücken

Die Organisatoren können im Zuge von Verhandlungen stets mit dem gemeinnützigen Verein als Veranstalter argumentieren. Somit können sie leichter mit Institutionen, wie Ämtern oder anderen Vereinen, in Kontakt treten, da hinter dem e.V. eine Prüfung der Organisation durch das Vereinsregister steht. Um Außenstehenden das Thema Liverollenspiel und die Gugelgilde näher zu bringen, könnt ihr beispielsweise den Flyer der Gugelgilde nutzen.
Außerdem ist der Gugelgilde e.V. Mitglied im Jugendherbergswerk sowie im Deutschen Liverollenspielverband.

 

 

 

Homepage und Community

Der Verein bietet mit seiner Homepage und Facebook-Seite öffentlichkeitswirksame Plattformen mit den Möglichkeiten die Orga vorzustellen und die Veranstaltungen anzukündigen. Durch einen E-Mail-Verteiler und ein Forum steht die Orga mit der Vereinsgemeinschaft in engem Kontakt. Die Suche nach Hilfe für Veranstaltungen sollte sich damit einfacher gestalten. In den Reihen der Mitglieder agieren bereits heute sehr erfahrene Organisatoren von Rollenspielveranstaltungen, die jedem mit Rat und Tat zur Seite stehen können. Zudem wird der Orga ein Ansprechpartner im Vorstand zur Seite gestellt.

Pflichten der Orgas:

Mitgliedschaft

Alle Mitglieder der Orga müssen, insbesondere wegen Haftungsfragen, zum Zeitpunkt der Vorbereitung und Ausrichtung der Veranstaltung Vereinsmitglied sein.

Finanzen

Zur Genehmigung der Veranstaltung durch den Vorstand muss die Orga eine Kalkulation einreichen. Diese muss einen Sicherheitspuffer von ca. 10% des Gesamtumsatzes betragen. Während der Vorbereitung sind für sämtliche Einnahmen und Ausgaben Belege bzw. Quittungen zu sammeln. Mit Abschluss der Veranstaltung ist dem Vorstand die Abrechnung vorzulegen, die für die Steuererklärung des Vereins notwendig ist. Für die finanzielle Abwicklung einer Veranstaltung bietet der Verein hilfreiche Dokumentenvorlagen an.

Fundus

Die Orga leistet einen Beitrag zum Aufbau und zur Erhaltung eines attraktiven Vereinsfundus. Dazu gehen die zur Veranstaltung angeschafften Fundusgegenstände in den Vereinsfundus über und können von jeder Gugelgilde-Orga genutzt werden.

Vereinsvorteile

Sämtliche Vereinsveranstaltungen sollten über den E-Mail-Verteiler des Vereins seinen Mitgliedern angekündigt werden. Es ist zudem wünschenswert, Vereinsmitgliedern Veranstaltungsvorteile zu gewähren, zum Beispiel eine Möglichkeit zur Voranmeldung oder kleinere Rabatte auf den Teilnehmerbeitrag. Damit soll dem Rechnung getragen werden, dass die Mitglieder über ihren Mitgliedsbeitrag und ihr Vereinsengagement beispielsweise den Fundus aufbauen oder den Versicherungsschutz des Vereins finanzieren.

Alle Rechte und Pflichten werden mit der Unterzeichnung der Veranstaltungsvereinbarung durch alle Orgamitglieder und einen Vertreter des geschäftsführenden Vorstandes in Kraft gesetzt.

Mit diesen Grundsätzen steht einer ertragreichen Zusammenarbeit nichts mehr im Wege. Wir wünschen uns mit vielen Orgas eine enge Kooperation, wollen somit das Rollenspiel in Fülle und Vielfalt fördern und hoffen, viele Interessierte für die Gugelgilde und deren Ausbau zu begeistern.