Orga und Verein
Unter dem Dach der Gugelgilde können sogenannte Orgas (Organisationsgruppen von Veranstaltungen) ihre Veranstaltungen ausrichten, auf kompetente Hilfe innerhalb der Reihen der Vereinsmitglieder zurückgreifen und sich vielen Vorteilen des Vereins als Schirmherr bedienen.
Eine Zusammenarbeit erfolgt nach derzeitiger Struktur im Ganz-Modell oder Gar-Nicht-Modell. Beide Modelle bieten natürlich unten stehende Vorteile (Rechte). Sie unterscheiden sich hauptsächlich in der Finanzierung und den damit zusammenhängenden Pflichten der ausführenden Orga.
Ganz-Modell:
Bei diesem Modell erfolgt die gesamte Ausrichtung der Veranstaltung über den Verein. Er tritt als offizieller Veranstalter auf. Die Orga ist Erfüllungsgehilfe im Auftrag der Gugelgilde. Federführend bleibt bei der Planung und Durchführung natürlich weiterhin die Orga, aber es ist bei diesem Modell eine enge Kooperation erforderlich. Der Verein leistet finanzielle Vorauszahlungen nach Vorlage einer schlüssigen Kostenberechnung, trägt am Ende etwaige Fehlbeträge, wenn diese nicht durch grobe Abweichungen von der Kostenberechnung entstanden sind (zum Beispiel durch ausfallende Teilnehmerzahlen), streicht aber auch mögliche Überschüsse ein.
Durch diese Abstimmungen ergibt sich bereits zwangsläufig eine gewisse Mitarbeit des Vereins, speziell des Vorstandes.
Gar-Nicht-Modell:
Hier arbeitet die Orga finanziell unabhängig. Das heißt, der Verein schießt keine Gelder vor, übernimmt aber auch keine Schulden. Der Orga bleibt es damit aber auch vorbehalten, Gewinne diverser Veranstaltungen einzubehalten. Etwaige Vereinsspenden sind keine Pflichtausgabe in diesem Fall.
Die Veranstaltung bleibt weiterhin eine Gugelgilde-Veranstaltung, in deren Auftrag die Orga als Erfüllungsgehilfe agiert.
Um eine Zusammenarbeit von den Organisatoren mit der Gugelgilde zu beiderseitigem Vorteil zu gewährleisten und um den Interessen beider Veranstaltungspartner gerecht zu werden, bzw. diese nicht maßgebend zu beschneiden, wurden für beide Modelle gleichermaßen Rechte und Pflichten ausgearbeitet, die für alle Orgas gelten und im Vorfeld der Auslobung der Veranstaltung einzuhalten bzw. abzustimmen sind.
Im Folgenden sollen diese Rechte und Pflichten für eine Zusammenarbeit erläutert werden. Wichtig ist in jeder Hinsicht eine Abstimmung der Veranstaltung mit dem Verein, bevor eine Anmeldung der Öffentlichkeit möglich ist. Die harmonische, integrierte Kooperation der Orga mit der Gugelgilde soll das Fundament einer erfolgreichen Ausrichtung sein.
Rechte der Orgas:
Haftungsfragen
Der Verein tritt bei der Veranstaltung als Veranstalter auf und beauftragt die Organisatoren mit der Ausrichtung der Veranstaltung. Bei Haftungsfragen in der Zeit der Vorbereitung und Ausrichtung schreitet somit der Verein ein.
Der Verein im Rücken
Die Organisatoren können im Zuge von Verhandlungen stets mit dem Verein als Veranstalter argumentieren und so leichter mit Institutionen, wie Ämtern oder anderen Vereinen in Kontakt treten. Außerdem ist der Gugelgilde e.V. Mitglied im Jugendherbergswerk.
Homepage
Der Verein bietet allen Organisatoren die Gugelgilde-Homepage als Ankündigungsplattform an. Für jede Orga wird Raum geschaffen, um sich und ihr Land online vorzustellen. Zudem werden die Veranstaltungen auf der Homepage werbewirksam angekündigt. Eine Anmeldung und Verwaltung von Teilnehmern über ein Seminarmanagementsystem ist außerdem demnächst geplant.
Fundus
Den Organisatoren steht der Gugelgilde-Fundus zu Abschreibungskosten zur Verfügung. Zudem besteht die Möglichkeit größere Leihmengen pauschal günstig zu mieten. Weiterhin können Organisatoren der Gugelgilde mit Wünschen zur Anschaffung von Großgegenständen an den Verein herantreten. Diese werden gegebenenfalls bei verfügbaren finanziellen Mitteln und einem nachhaltigen Nutzen für den Verein von der Gugelgilde erworben. Die Organisatoren bezahlen dann nur vergleichsweise geringe Abschreibungskosten für die Verwendung der Großgegenstände auf ihrer Veranstaltung. Auf diese Weise wurde vom Gugelgilde e.V. ein großes Tavernenzelt (72 m²) angeschafft.
Community
Der Verein bietet E-Mail-Verteiler und ein Forum. Damit steht die Orga mit der Vereinsgemeinschaft in engem Kontakt. Die Suche nach Hilfe für Veranstaltungen sollte sich damit einfacher gestalten. In den Reihen der Mitglieder agieren bereits heute sehr erfahrene Organisatoren von vereinsspezifischen Veranstaltungen, die jedem mit Rat und Tat zur Seite stehen können.
Pflichten der Orgas:
Mitgliedschaft
Die Mitglieder der Orga müssen, insbesondere wegen Haftungsfragen, zum Zeitpunkt der Vorbereitung und Ausrichtung des Rollenspiels Vereinsmitglied sein.
Vereinsvorteile
Für Vereinsmitglieder sollte bei der Veranstaltung einer von derzeit zwei erarbeiteten Vorteilen zur Verfügung stehen. Entweder gewähren die Organisatoren den Vereinsmitgliedern vor der offiziellen Anmeldung mindestens eine Woche, in welcher sich für eine Veranstaltung nur Vereinsmitglieder anmelden können (wenn für die Teilnahmebestätigung der Eingang der Anmeldung maßgeblich ist). Oder aber die Veranstaltung wird Vereinsmitgliedern um circa 10 bis 20 Prozent vergünstigt angeboten.
Die Ausarbeitung weiterer Vorteile ist außerdem möglich. Vorschläge von Organisatoren, wie andere Vorteile aussehen können, nehmen wir gern entgegen und beraten darüber (vorstand(at)gugelgilde(dot)de).
Mit diesen Vorteilen zollen Verein und Orga den Mitgliedern ihre aktive oder auch passive Mitarbeit an jeder Gugelgilde-Veranstaltung ihren Dank. Durch ihre Mitgliedschaft und Mitwirkung innerhalb des Vereins (gleich in welcher Sparte) ermöglichen sie erst eine Ausrichtung von Veranstaltungen unter dem breiten Schirm der Gugelgilde und sollten demgemäß gewürdigt werden.
Mit diesen Grundsätzen steht einer ertragreichen Zusammenarbeit nichts mehr im Wege. Wir wünschen uns mit vielen Orgas eine enge, fruchtbare Kooperation, wollen somit das Rollenspiel in Fülle und Vielfalt fördern und hoffen, viele Interessierte für die Gugelgilde und deren Ausbau zu begeistern.
Die Veranstaltungsvereinbarung für einzelne Rollenspielveranstaltungen (vor der Veranstaltung auszufüllen und beim Verein einzureichen) findet ihr hier:
Veranstaltungsvereinbarung des Gugelgilde e.V.
„Mein Spiel soll dein Spiel sein“, bleibt ein Grundsatz aller Mitglieder, den insbesondere die vielgelobten Organisatoren der Gugelgilde gemeinschaftlich verfolgten. Lasst uns das Jahr also mit zahlreichen Spektakeln füllen.